Mogen docenten in de bibliotheek/mediatheek een collectie foto’s of afbeeldingen aanleggen voor het onderwijs?

De hier bedoelde foto’s of afbeeldingen zijn vaak gekopieerd of gescand uit boeken. Op basis van de onderwijsbeperking (uitzondering twee voor het onderwijs) mag men die kopiëren en openbaar maken ter toelichting bij het onderwijs, mits de rechthebbende een billijke vergoeding ontvangt. Ook het aanleggen van een collectie foto’s of afbeeldingen voor gebruik in het onderwijs is wellicht toegestaan op grond van deze beperking, bijvoorbeeld als de collectie speciaal voor studenten is gemaakt om ‘plaatjes te stampen’ (bijvoorbeeld voor kunstgeschiedenis). Volgens de onderwijsbeperking mogen in een compilatiewerk (waar een collectie ook onder kan vallen) slechts enkele werken van een en dezelfde maker worden opgenomen.

Is de collectie opgebouwd voor docenten, zodat die er voor hun onderwijs incidenteel uit kunnen putten, dan is een beroep op de onderwijsbeperking voor de bibliotheek/mediatheek misschien minder goed te verdedigen. In dat geval is wellicht wel vooraf toestemming van de rechthebbenden nodig voor opname van hun werken in de collectie (of databank). Een speciale uitzondering geldt voor de collectie van een bibliotheek/mediatheek van een onderwijsinstelling: die mag werken uit de eigen collectie openbaar maken op een intranet dat alleen binnen de eigen muren te raadplegen is. Ook een collectie foto’s of dia’s die een bibliotheek of mediatheek legaal heeft verkregen, bijvoorbeeld door aankoop, mag dus op die manier beschikbaar worden gemaakt.

Voor 2004 was het instellingen en bedrijven nog toegestaan om een (al dan niet digitale) kopie voor eigen gebruik voor de werknemers te maken (in de praktijk vaak ‘reservekopie’ genoemd). Dat mogen nu echter alleen nog privépersonen doen voor eigen studie of privégebruik. Wel mogen bibliotheken/mediatheken een preserveringskopie maken van werken uit hun eigen collectie, mits het origineel dreigt te vervallen. Ook mogen digitale werken in hun collectie geconverteerd worden om ze met nieuwe software raadpleegbaar te kunnen houden.

Voor foto’s die in het kader van het onderwijs door studenten worden gemaakt, doet de bibliotheek/mediatheek er goed aan om met hen expliciet vast te leggen dat de foto voor het onderwijs mag worden gebruikt en opgenomen mag worden in een (analoge/digitale) databank. Zijn de foto’s door docenten in het kader van hun dienstverband gemaakt, dan heeft de onderwijsinstelling het auteursrecht erop en kan de bibliotheek/mediatheek er zeer waarschijnlijk vanuit gaan dat opname in een collectie voor gebruik in het onderwijs is toegestaan.